ПОМЕЩЕНИЕ ПОРТИТ СОВЕЩАНИЕ?

НИЖЕ О ТОМ, КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ

Совместная работа и творчество, в любое время, в любом месте, в маленьких и больших компаниях, являются естественной частью современной рабочей жизни. Мы все знаем, что когда мы собираемся вместе, случаются великие вещи, однако не все совещания проходят отлично. Фактически, 47% опрошенных считают, что совещания - трата времени №1 в офисе. Многое сказано о том, как лучше проводить совещания, но можем ли мы сделать их более значимыми, проанализировав, какое влияние может оказать дизайн зала совещаний?

Как коллеги и бизнес-партнеры, мы, чаще всего, географически разделены расстоянием. В связи с этим, совещания и проекты стали играть заметно более важную роль в нашей рабочей жизни - в среднем, 62 совещания в месяц у офисных работников, и еще больше у руководящего состава. Это огромное количество времени, и большая его часть тратится неэффективно - до 25% времени совещания посвящается не относящимися к делу вопросами. Мы уверены, что дизайн залов совещаний и конференц-залов может содействовать целям совещаний и повысить продуктивность, эффективность и креативность.

СОВЕЩАНИЯ КАКОГО ВИДА ВЫ ПРОВОДИТЕ (ИЛИ ХОТИТЕ ПРОВОДИТЬ)?

При создании пространств для проведения совещаний, которые бы работали на вас, важно начать с анализа типов совещаний, которые фактически проводятся, и ваших будущих потребностей. Оценить степень использования пространства, численность и время проведения совещаний - отвечают ли помещения, имеющиеся у вас на сегодняшний день, вашим потребностям в пространстве? Ответы на эти опросы лягут в основу процесса дизайна и помогут создать уникальные пространства, отвечающие потребностям вашего стиля работы.

“Мы знаем, что стараясь угнаться за развитием технологий, наши заказчики сталкивались со многими трудностями, и существует огромная потребность в инновационных и функциональных пространствах для проведения совещаний, которые отвечают требованиям нового стиля работы. В рамках концепции Kinnarps Next Office®* мы видим данный процесс как эксклюзивный, а его цель - обеспечить наших клиентов креативными, гибкими и эффективными залами и пространствами для совещаний. Речь идет о том, чтобы увидеть всю картину целиком и все учесть - организацию, физическую среду, технологии и индивидуальный потребности сотрудников",

Peter Knecht, менеджер по международным продажам концепции в Kinnarps AB

Проект Kinnarps Next Office® является концепцией, ориентированной на результат, в основе которой - потребности каждого отдельного человека, а сотрудники занимают ключевое положение. В основе проекта Next Office - обширное исследование вместе с заказчиками, застройщиками и прогнозными аналитиками.

Узнайте больше о процессе

В современном офисе мы часто сочетает физическое и виртуальное общение в одном пространстве - мы совместно работаем над коллективно используемыми документами, представляем материалы на больших экранах и принимаем участие в видеоконференциях с людьми по всему миру. Следует оснастить пространства для совещаний "умными" технологиями, которые содействуют как текущему варианту проведения встреч, так и совещаниям будущего.

КАК МОЖНО ЗАСТАВИТЬ ПРОСТРАНСТВО РАБОТАТЬ НА ВАС?

Пространство для совещаний - это не только помещение со столом и стульями. Чтобы пространство работало на вас, следует учитывать несколько моментов. Прежде всего, разные цвета по-разному влияют на нас и это важно учитывать при создании пространства для совещаний, отвечающее целям совещания. Желтый - хороший цвет для использования в залах совещаний, так это цвет, побуждающий людей к разговору. Тем не менее, предпочтительно использовать его в расцветке стен и мебели пространств для творческой деятельности, где требуется мозговой штурм и поддержание разговора. Синий - другой хороший цвет для использования в конференц-зале. Он создает ощущение покоя, который помогает нам лучше сконцентрироваться и быть более производительным. Этот цвет следует использовать в пространствах, где проводятся семинары и генерируются идеи. Синий также вызывает доверие, так что он подходит для пространств, предназначенных для встречи с клиентами. В залах для видеоконференций важно чтобы фон облегчал видео оборудованию различать участников и был не утомителен для глаз тех, кто смотрит конференцию. Здесь лучше подходит успокаивающий и нейтральный цвет со средней контрастностью - оптимально для приглушенных и земляных цветом, таких как коричневый, бежевый, серый или аспидно-голубой. Яркие цвета, крахмально-белые и темные оттенки часто создают визуальные эффекты, неприятные для глаза при просмотре видео, поэтому их лучше избегать в конференц-залах с видео оборудованием.

Экраны, сейчас часто используемые в большинстве залов для совещаний, используются не только во время видеоконференций. Мы представляем документы, с которыми хотим ознакомить всех участников совещания, поэтому важно обставить помещение мебелью с учетом видимости экрана. Можно сделать стол для совещаний такой же ширины, что и ширина экрана, или добавить V-образный стол, чтобы повысить видимость для всех участников. Стулья с колесиками упрощают перемещение и наклон, чтобы лучше видеть экран.

Гибкие кресла на колесиках также хорошо подходят для совещаний, где присутствуют групповые дискуссии, или семинаров, где необходимо перемещаться быстро и тихо. Раздвижные или складные столы для совещаний, передвижные столы отлично подходят для пространств, в которых требуется поддержать гибкие и динамичные совещания.

Для творческих совещаний или мозговых штурмов движение - ключевой фактор для поддержания уровней энергии и темпа на высоком уровне. Регулируемые по высоте столы для совещаний позволяют легко настроить высоту стола в зависимости от потребности - более высокий стул с барными табуретами побуждают к более активным совещаниям, где люди могут легко встать или выйти к доске или экрану.

Акустика в зале совещаний также играет важную роль в поддержании внимания и продуктивности. Твердые поверхности, такие как голые стены, стеклянные перегородки, экраны и магнитные доски, обычно используемые в залах совещаний, создают высокие звуковые реверберации, что делает акустическую среду некомфортной. Благодаря звукопоглощающим или шумоизолирующим акустическим стеновым панелям и потолочным плиткам, можно достичь сбалансированного звукового уровня и минимизировать любой отвлекающий шум. Кроме того, важно убедиться, что звук не выходит за пределы зала совещаний, так что вы слышите, а вас - нет.

НЕ ЗАБУДЬТЕ ОБУСТРОИТЬ ПРОСТРАНСТВО ДЛЯ НЕЗАПЛАНИРОВАННЫХ ВСТРЕЧ!

Незапланированные встречи происходят на рабочих местах абсолютно каждый день. Коллеги встречаются в коридоре, у кофемашин либо около рабочих столов, чтобы задать вопросы и провести мозговой штурм. Подобные встречи не только важны для взаимоотношений сотрудников, но также способствуют групповой работе и решению проблем. Упростите сотрудникам такие встречи, добавив удобные стулья с открытой спинкой в выбранных местах.

Исходя из вышесказанного, мы видим, что креативные и эффективные совещания с большей вероятностью происходят там, где предусмотрены вдохновляющие и функциональные пространства. Мы хотим, чтобы пространства были настолько комфортными, интуитивно понятными и располагающими, чтобы повысить концентрацию внимания и привнести радость в совещание. Хорошо спланированные и функциональные пространства позволяют участниками сконцентрировать свое внимание на творческих процессах и сотрудничать наилучшим способом.

 

Вам нужна помощь, чтобы вдохнуть новую жизнь в ваши залы совещаний? Или создать новые обстановки для проведения совещаний наряду с традиционными?

Cвяжитесь с нами

Citation

https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic
https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/
https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/