ЧТО ДУМАЮТ ЭКСПЕРТЫ О РАБОЧИХ ПРОСТРАНСТВАХ, ОРИЕНТИРОВАННЫХ НА ОПРЕДЕЛЕННУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ?

Организация офисного пространства, ориентированного на определенную деятельность, в настоящее время является одной из основных тенденций. Но насколько это хорошо? Недавно появились первые исследования в этой области. Лена Лид Фалькман и ее коллеги выявили и преимущества, и недостатки рабочих мест, ориентированных на определенную деятельность.

ЛЕНА ЛИД ФАЛЬКМАН ИМЕЕТ СТЕПЕНЬ ДОКТОРА ЭКОНОМИЧЕСКИХ НАУК И РАБОТАЕТ В СТОКГОЛЬМСКОЙ ШКОЛЕ ЭКОНОМИКИ.

 

ЕЕ ДОКТОРСКАЯ ДИССЕРТАЦИЯ БЫЛА ПОСВЯЩЕНА ВОПРОСАМ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И КОММУНИКАЦИИ, ПРИ ЭТОМ ОБЛАСТИ ИССЛЕДОВАНИЯ ВКЛЮЧАЛИ В СЕБЯ НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ИХ ВЛИЯНИЕ НА СОТРУДНИЧЕСТВО И ОБЩЕНИЕ НА РАБОТЕ.

НЕИССЛЕДОВАННЫЕ ТЕНДЕНЦИИ

«Технологическое развитие привело к тенденции организации офисного пространства, ориентированного на определенную деятельность, но исследования этого явления ранее ни разу не проводились. Крупные компании и учреждения присоединились к повальному увлечению по устройству офисов, не осознавая, какое влияние окажет эта тенденция на организации и их сотрудников, не имея при этом ни малейшего понятия, хорошо это или плохо», - говорит г-жа Фалькман.

Она и шесть других исследователей, специалистов по разным дисциплинам, потратили три года, изучая возможности и проблемы, имеющиеся у офисных пространств, ориентированных на определенную деятельность. Проект получил название «Офисное пространство будущего», и окончательный отчет был представлен осенью 2018 года.

«Мы надеемся, что наш труд будет способствовать более сбалансированному и беспристрастному пониманию организации офисного пространства, ориентированного на определенную деятельность. Такого рода офисы имеют как очевидные преимущества, так и недостатки. Важно понимать, почему вы выбираете рабочее место, ориентированное на определенную деятельность, а также то, что этот способ организации труда подходит не всем компаниям. Ориентирование на деятельность не является «экспресс-средством» для успешного управления, прибегнув к которому, вы сразу получите превосходный результат. У вас должен быть план».

ОРИЕНТИРОВАНИЕ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В РАЗЛИЧНОЙ ОБСТАНОВКЕ

ЧТО ПОДРАЗУМЕВАЕТСЯ ПОД РАБОЧИМ ПРОСТРАНСТВОМ, ОРИЕНТИРОВАННЫМ НА ОПРЕДЕЛЕННУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ?

«Такой способ организации рабочей зоны, как ориентированный на какую-либо определенную деятельность, подразумевает, что имеются различные типы обстановки, подходящие для различных видов деятельности. С точки зрения сотрудника это выглядит так, что вы можете выбрать любое место, где вам будет удобно сесть и выполнять свою работу. Предварительным условием успеха является то, что вы предусмотрели и обустроили зоны, соответствующие потребностям организации и сотрудников. Важно убедиться, что созданная в этих зонах обстановка действительно поддерживает различные виды деятельности, и что этих зон достаточно. В противном случае вы можете столкнуться с такими неприятностями, как нехватка рабочих мест, и историями про то, что людям приходится приходить в офис как можно раньше, чтобы найти себе место для работы».

НЕКОТОРЫЕ ВИДЫ ОБУСТРОЙСТВА РАБОЧИХ ЗОН В ОФИСЕ, ОРИЕНТИРОВАННОМ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ИМЕЮТ БОЛЬШЕЕ ЗНАЧЕНИЕ, ЧЕМ ДРУГИЕ, СЧИТАЕТ ФАЛЬКМАН.

«В первую очередь, это относится к тихим помещениям, где работник может сидеть, сосредоточившись на своей работе, а также к достаточному количеству переговорных разного размера, где можно совершать телефонные звонки и проводить различные встречи. Общественные зоны, такие как столовые, зоны отдыха и кафетерии, также крайне важны для офиса, ориентированного на деятельность. В таких местах вы встречаете своих коллег, решаете различные вопросы и восстанавливаете свои жизненные силы. Отличным примером может служить организация пространства в шведской компании «Vasakronan», занимающейся недвижимостью. В их центральном офисе имеется одна общая зона для приготовления кофе. Это место выглядит как оазис в саванне, люди приходят, встречаются, общаются и налаживают контакты именно здесь."

РАЗВИТИЕ РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА

МНОЖЕСТВО ВОЗМОЖНОСТЕЙ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ВСТРЕЧ ЯВЛЯЕТСЯ ОДНИМ ИЗ ВАЖНЕЙШИХ ПРЕИМУЩЕСТВ ОФИСОВ, ОРИЕНТИРОВАННЫХ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.

«Офисное пространство, ориентированное на определенную деятельность, может способствовать развитию сотрудничества внутри организации, где сотрудники узнают друг друга и начинают общаются по-новому. Это означает, что вы можете избежать ситуации, при которой отдельные подразделения «варятся в собственном соку», так как изолированы от других отделов. Такая организация работы поможет сблизить разные подразделения компании друг с другом и укрепить корпоративную культуру».

Одной из составляющих исследовательского проекта была комплексная анкета, в которой сотрудники различных компаний должны были отвечать на вопросы о своих ожиданиях от офисного пространства, ориентированного на деятельность. Вопросы задавались как до, так и после практической реализации.

«Сотрудники признали, что офис, ориентированный на деятельность, является более вдохновляющей средой для работы, и в данном случае коммуникация прошла успешно», - говорит г-жа Фалькман.

«Другие преимущества офиса, ориентированного на деятельность, состоят в том, что он является универсальным и предоставляет людям возможность самим решать, где они хотят работать. В целом мы можем сказать, что такой способ организации работы подходит компаниям, в которых персонал имеет более высокий уровень самостоятельности."

«Шведская компания «Vasakronan», работающая на рынке недвижимости, является отличным примером такой организации труда. В их центральном офисе имеется одна общая зона для приготовления кофе. Это место выглядит как оазис в саванне, люди приходят, встречаются, общаются и налаживают контакты именно здесь»

Лена Лид Фалькман.

ЭРГОНОМИКА РАБОЧИХ МЕСТ

СРЕДИ НЕДОСТАТКОВ, ВЫЯВЛЕННЫХ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ ГРУППОЙ, БЫЛ ВЫДЕЛЕН ПОВЫШЕННЫЙ РИСК ПРОБЛЕМ С КОНЦЕНТРАЦИЕЙ ВНИМАНИЯ.

 

«Мы проводили опрос различных фокус-групп, и выяснилось, что люди, которых мы опрашивали, были обеспокоены тем, что они отвлекаются во время работы. Для того чтобы сосредоточиться на выполнении задачи, требуется некоторое время, и если вас постоянно беспокоят, это затрудняет работу. Поэтому крайне важно, чтобы рабочая среда, ориентированная на деятельность, действительно имела соответствующие зоны для сосредоточенной работы, и чтобы люди действительно пользовались этими зонами», - говорит г-жа Фалькман.

«В нашей команде также был врач, который проводил исследование в отношении того, как влияет среда, ориентированная на деятельность, на людей, нуждающихся в реабилитации или возвращающихся на работу после синдрома эмоционального выгорания. В данном случае появился следующий сложный вопрос: каким образом люди, которым не подходит среда, ориентированная на деятельность, смогут найти свое пространство?»

СОТРУДНИКИ ТАКЖЕ ЧАСТО ВЫРАЖАЛИ ОЗАБОЧЕННОСТЬ ПО ПОВОДУ ТОГО, КАК ОНИ СМОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ИНДИВИДУАЛЬНО ПОДОБРАННЫЕ И ПРОВЕРЕННЫЕ ЭРГОНОМИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА В СРЕДЕ, ОРИЕНТИРОВАННОЙ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.

«Опыт компаний, которые внедряют данный тип офисного пространства, показывает, что здоровье сотрудников было лучше, при этом они и чувствовали себя лучше в среде, ориентированной на деятельность, а причина этого, конечно, была в том, что двигались они больше, чем раньше».

ОФИС БУДУЩЕГО

СОБСТВЕННОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ ЛЕНЫ ЛИД ФАЛЬКМАН СВОДИТСЯ КА ТОМУ, ЧТО ЛУЧШИМ СПОСОБОМ БУДЕТ НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ТОЛЬКО ГОТОВЫЕ ИДЕИ, А НАБРАТЬСЯ ТЕРПЕНИЯ И ВЫСЛУШАТЬ МНЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ЛЮДЕЙ.

«Я думаю, что лучший офис - это тот, в котором все сотрудники могут сами решать, как они хотят работать. Я не нашла большого количества примеров компаний, которые объединили несколько типов офисных пространств и позволили людям выбирать тот, который им подходит».

«ТОТ ФАКТ, ЧТО ОРГАНИЗАЦИЯ МЕНЯЕТСЯ, ЧТО НОВЫЕ СОТРУДНИКИ ПРИХОДЯТ РАБОТАТЬ, А ДРУГИЕ УХОДЯТ, НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖЕН БЫТЬ ПРОБЛЕМОЙ», - ГОВОРИТ ФАЛЬКМАН.

«Когда вы приходите на новое рабочее место, вы должны просто выбрать: здесь предусмотрены места, где вы можете работать более обособленно, и зоны, где вы можете в окружении большего количества людей. Было бы интересно посмотреть, что произошло бы, если мы могли поставить в центр именно человека».

«Важно понимать, почему вы выбираете рабочее место, ориентированное на определенную деятельность, а также то, что этот способ организации труда подходит не всем компаниям. Ориентирование на деятельность не является «экспресс-средством» для успешного управления, прибегнув к которому, вы сразу получите превосходный результат. У вас должен быть план»

Лена Лид Фалькман

КАК ДОБИТЬСЯ УСПЕХА, ИСПОЛЬЗУЯ ПРОСТРАНСТВА, ОРИЕНТИРОВАННЫЕ НА ОПРЕДЕЛЕННУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ?

ВЫ ВЫПОЛНИЛИ СВОЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ?

Каким образом и когда сотрудники выполняют свою работу? Какие зоны деятельности требуются именно вашему офису, какое количество людей будет их использовать и в какое время? Работая над решением такого рода вопросов, вы можете понять, действительно ли офисное пространство, ориентированное на деятельность, будет соответствовать вашим потребностям.

ВСЕОБЩЕЕ УЧАСТИЕ

Всеобщее участие имеет решающее значение для продуманной организации офисного пространства, ориентированного на определенную деятельность. Все сотрудники должны участвовать в этом процессе и высказывать свое мнение.

ТЕХНОЛОГИЧНОСТЬ

Офис, ориентированный на определенную деятельность, нуждается в гораздо большем уровне технологичности, чем просто установленный Wi-Fi и другие беспроводные соединения. Следует прибегнуть к использованию технологий «умного офиса». Поскольку каждый сотрудник должен иметь возможность работать в любом выбранном месте, следует отказаться от ведения бумажного документооборота и сделать офисную среду бездокументной. Сотрудникам также будет необходимо узнать, как работает электронный офис. В первую очередь это особенно важно для учреждений и компаний со строгими требованиями к документообороту. При использовании электронного офиса выполнение работы может стать более спокойным и быстрым, и в то же время большее количество людей смогут получить доступ к документации.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ

Внешний облик и красота решений для дизайна интерьера не так важны, как их функциональность. В противном случае они просто не будут использоваться.

СОВЕТЫ ОТ СПЕЦИАЛИСТА ПО ЭРГОНОМИКЕ

В ОФИСЕ, ОРИЕНТИРОВАННОМ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, СОТРУДНИКИ САМИ ПРИНИМАЮТ РЕШЕНИЕ О ТОМ, ГДЕ И КАК ВЫПОЛНЯЮТСЯ РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ, И ЭТО МОЖЕТ ОКАЗАТЬ ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ ВЛИЯНИЕ НА ЗДОРОВЬЕ.

«Если среда, ориентированная на деятельность, используется правильно, это также обеспечивает большее разнообразие и активность в течение рабочего дня», - говорит Андерс Лундал, специалист по эргономике и физиотерапевт компании «Kinnarps». Эргономика особенно важна, когда в трудовую жизнь входят новые тенденции. Решению этих задач следует уделить внимание при планировании офисного пространства, ориентированного на деятельность:

Anders Lundahl

ОФИСНЫЕ РЕШЕНИЯ, ОРИЕНТИРОВАННЫЕ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ПОЗВОЛЯЮТ РЕАЛИЗОВАТЬ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ ДВИЖЕНИЯ В ТЕЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ: ДВИЖЕНИЕ МЕЖДУ РАЗЛИЧНЫМИ ЗОНАМИ И ПЕРЕХОД ОТ ОДНОГО ВИДА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ К ДРУГОМУ, НАПРИМЕР, ИЗ ПОЛОЖЕНИЯ СИДЯ В ПОЛОЖЕНИЕ СТОЯ.

 

СЛЕДУЕТ ПОМНИТЬ О НЕОБХОДИМОСТИ ИЗМЕНЕНИЯ ДВИЖЕНИЙ. НЕОБХОДИМО ПРЕДУСМОТРЕТЬ РЕГУЛИРУЕМЫЕ ПО ВЫСОТЕ СТОЛЫ И ОСНАСТИТЬ ОФИСНЫЕ ПОМЕЩЕНИЯ РАЗНЫМИ ПО ВЫСОТЕ СТОЛАМИ ДЛЯ АКТИВНОГО ЧЕРЕДОВАНИЯ СТОЯЧЕЙ И СИДЯЧЕЙ РАБОТЫ. МЯГКИЕ СИДЕНИЯ И КРЕСЛА-МЕШКИ САМИ ПО СЕБЕ НЕ ЯВЛЯЮТСЯ ЭРГОНОМИЧНЫМИ РАБОЧИМИ МЕСТАМИ.

 

УБЕДИТЕСЬ, ЧТО В ОФИСНОМ ПРОСТРАНСТВЕ ПРЕДУСМОТРЕНЫ РАЗЛИЧНЫЕ РАБОЧИЕ ЗОНЫ В ДОСТАТОЧНОМ КОЛИЧЕСТВЕ. ЕСЛИ СОТРУДНИКИ ДОЛЖНЫ НАХОДИТЬСЯ НА СВОЕМ РАБОЧЕМ МЕСТЕ В ТЕЧЕНИЕ ДЛИТЕЛЬНОГО ВРЕМЕНИ, ИМ НЕОБХОДИМ КАЧЕСТВЕННЫЙ РЕГУЛИРУЕМЫЙ ПО ВЫСОТЕ СТОЛ С УДОБНЫМ МЕСТОМ ДЛЯ РАБОТЫ С МОНИТОРОМ КОМПЬЮТЕРА. РАБОТАТЬ ДЛИТЕЛЬНОЕ ВРЕМЯ С НОУТБУКОМ ЗА СТОЛОМ, КОТОРЫЙ НЕЛЬЗЯ НАСТРОИТЬ ПО ВЫСОТЕ, БУДЕТ НЕКОМФОРТНО И ВРЕДНО.

ТАКЖЕ ВАЖНА ЗВУКОВАЯ ЭРГОНОМИКА. СЛЕДУЕТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЗВУКОПОГЛОЩАЮЩУЮ МЕБЕЛЬ И МАТЕРИАЛЫ, ЧТОБЫ РАБОТНИКАМ БЫЛО ЛЕГЧЕ СКОНЦЕНТРИРОВАТЬСЯ НА СВОИХ ЗАДАЧАХ.

 

ПРАВИЛЬНОЕ ОСВЕЩЕНИЕ ОБЕСПЕЧИВАЕТ ХОРОШУЮ ВИЗУАЛЬНУЮ ЭРГОНОМИКУ И ЗНАЧИТЕЛЬНО ОБЛЕГЧАЕТ РАБОТУ.